Lengkapi Dokumen SMK2 Anda dengan Checklist Ini, Dijamin Lebih Siap Hadapi Auditor!

Kenapa Dokumen Audit SMK2 Sangat Penting?

Audit SMK2 (Sistem Manajemen Keselamatan Ketenagalistrikan) adalah proses evaluasi menyeluruh terhadap sejauh mana sistem keselamatan ketenagalistrikan dijalankan secara efektif di suatu perusahaan. Salah satu aspek krusial dalam audit ini adalah kelengkapan dokumen dan bukti objektif.

Banyak perusahaan dinyatakan “Tidak Memenuhi” bukan karena sistemnya buruk, tetapi karena dokumen yang disiapkan tidak sesuai, tidak lengkap, atau tidak menunjukkan pelaksanaan nyata di lapangan. Untuk itu, artikel ini akan memandu Anda dalam menyiapkan checklist dokumen audit SMK2 yang tersusun rapi dan sesuai dengan 4 pilar utama yang menjadi kriteria audit.

Kenapa Dokumen Audit SMK2 Sangat Penting?

Audit SMK2 (Sistem Manajemen Keselamatan Ketenagalistrikan) adalah proses evaluasi menyeluruh terhadap sejauh mana sistem keselamatan ketenagalistrikan dijalankan secara efektif di suatu perusahaan. Salah satu aspek krusial dalam audit ini adalah kelengkapan dokumen dan bukti objektif.

Banyak perusahaan dinyatakan “Tidak Memenuhi” bukan karena sistemnya buruk, tetapi karena dokumen yang disiapkan tidak sesuai, tidak lengkap, atau tidak menunjukkan pelaksanaan nyata di lapangan. Untuk itu, artikel ini akan memandu Anda dalam menyiapkan checklist dokumen audit SMK2 yang tersusun rapi dan sesuai dengan 4 pilar utama yang menjadi kriteria audit.

---

Apa Itu Bukti Objektif dalam Audit SMK2?

Definisi Bukti Objektif

Dalam konteks audit SMK2, bukti objektif adalah segala bentuk dokumen, rekaman, atau data yang menunjukkan bahwa prosedur, kebijakan, dan kegiatan keselamatan kelistrikan benar-benar telah dilaksanakan. Bukti ini harus:

• Relevan dengan persyaratan SMK2

• Valid secara hukum atau teknis

• Konsisten antara satu dokumen dengan kondisi di lapangan

Mengapa Bukti Objektif Penting dalam Audit SMK2?

Bagi auditor, bukti objektif menjadi penentu apakah sistem yang dijalankan benar-benar berfungsi atau hanya formalitas. Tanpa bukti tersebut, perusahaan akan kesulitan membuktikan komitmennya terhadap keselamatan tenaga teknik, instalasi, dan lingkungan kerja.

Checklist Dokumen Berdasarkan 4 Pilar SMK2

Agar lebih sistematis, checklist audit SMK2 dibagi berdasarkan 4 pilar utama yang ditetapkan dalam standar audit keselamatan ketenagalistrikan.

✅ 1. Komitmen Manajemen

Dokumen	Bukti Objektif
Kebijakan SMK2	Pernyataan resmi ditandatangani pimpinan
SK Tim SMK2	SK pengangkatan personel beserta uraian tugas
Notulen Rapat SMK2	Bukti pelaksanaan rapat (setiap kuartal)
Bukti Sosialisasi Kebijakan	Absensi, materi presentasi, foto kegiatan

 

✅ 2. Perencanaan

Dokumen	Bukti Objektif
HIRADC (Identifikasi Bahaya & Risiko)	Form risiko listrik lengkap dengan pengendalian
Rencana Kerja Tahunan SMK2	Dokumen kegiatan lengkap dengan target dan anggaran
Peta Bahaya Kelistrikan	Denah atau tabel bahaya listrik per zona kerja
Review Risiko Tahunan	Bukti update atau penyesuaian hasil HIRADC

 

✅ 3. Implementasi & Operasi

Dokumen	Bukti Objektif
SOP Prosedur Operasional	SOP peralatan seperti genset, panel, cubicle
Rekaman Pelatihan SMK2	Absensi, sertifikat pelatihan, dokumentasi materi
Data Kompetensi Tenaga Teknik	Sertifikat SKTTK, daftar personel teknis
Instruksi Kerja Lapangan	Format visual/tulisan dan bukti pelaksanaan (foto, log)
Komunikasi Internal SMK2	Email, notulen, papan pengumuman

 

✅ 4. Evaluasi & Tindakan Perbaikan

Dokumen	Bukti Objektif
Laporan Audit Internal	Form evaluasi, hasil audit, dan rekomendasi
Tindak Lanjut Temuan	Analisis akar masalah dan tindakan korektif
Notulen Tinjauan Manajemen	Bukti keterlibatan manajemen dalam evaluasi SMK2
Data Laporan Insiden	Form kecelakaan, investigasi, dan follow-up tindakan

 

Cara Menyusun Dokumen SMK2 agar Rapi & Mudah Diverifikasi

1. Gunakan Struktur Folder Digital

Simpan dokumen dalam folder berdasarkan pilar SMK2:

/SMK2/
├── Pilar 1 – Komitmen
├── Pilar 2 – Perencanaan
├── Pilar 3 – Implementasi
└── Pilar 4 – Evaluasi

Gunakan format penamaan konsisten, contoh: SOP_InspeksiPanel_2025.pdf

2. Lengkapi dengan Bukti Visual

Setiap kegiatan sebaiknya didokumentasikan dengan:

• Foto (dengan lokasi dan tanggal)

• Form absensi dan tanda tangan

• Notulen rapat atau hasil diskusi

3. Sinkronkan antara Dokumen & Praktik

SOP dan kebijakan harus dijalankan sesuai dengan:

• Perilaku di lapangan

• Alur kerja teknisi

• Jadwal kegiatan yang disepakati

Contoh Kasus: Gagal Audit Karena Dokumen Lemah

Sebuah perusahaan pemanfaat listrik tegangan menengah gagal dalam audit SMK2 karena:

• SOP hanya formalitas hasil unduhan internet

• Tidak ada bukti bahwa pelatihan SMK2 pernah dilakukan

• Tim SMK2 hanya ada di SK, tidak pernah rapat atau menjalankan fungsi

Setelah mendapatkan bimbingan teknis dan menyusun kembali dokumen serta bukti lapangan, perusahaan tersebut berhasil mendapatkan status “Memenuhi” pada audit ulang.

Kesimpulan

Audit SMK2 tidak bisa dianggap remeh. Dokumen dan bukti objektif adalah fondasi utama yang harus disiapkan dengan teliti, sistematis, dan sesuai praktik lapangan. Gunakan checklist dalam artikel ini sebagai pedoman Anda sebelum menghadapi audit internal maupun eksternal.

Dengan dokumen yang lengkap dan bukti yang valid, perusahaan Anda akan lebih siap menghadapi audit dan memperkuat budaya keselamatan kerja di bidang ketenagalistrikan.

✅ FAQ Seputar Dokumen & Bukti Objektif Audit SMK2

1. Apa saja karakteristik bukti objektif yang dianggap valid oleh auditor SMK2?

Bukti objektif harus memenuhi tiga kriteria utama:

• Relevan: Sesuai dengan klausul SMK2 dan pilar yang diaudit

• Autentik: Diterbitkan/dibuat oleh pihak yang berwenang dan dapat diverifikasi

• Terkini: Harus mencerminkan kondisi terakhir atau periode audit berjalan

Contohnya, foto pelatihan 2 tahun lalu tidak cukup kuat untuk membuktikan implementasi tahun berjalan.

---

2. Apakah semua bukti harus dalam bentuk fisik atau boleh digital?

Keduanya diperbolehkan. Namun dalam praktik modern, bukti digital lebih disukai karena:

• Mudah dicari dan ditampilkan saat audit

• Bisa dibackup dan diakses dari cloud

• Tidak memerlukan ruang penyimpanan fisik

Syaratnya: file digital harus terstruktur rapi dan diberi nama yang jelas.

---

3. Jika ada kegiatan yang sudah dilakukan tetapi tidak ada dokumen pendukung, apakah bisa diterima auditor?

Sayangnya, tidak. Dalam audit SMK2, prinsipnya adalah:
📌 “Jika tidak terdokumentasi, maka dianggap tidak dilakukan.”
Oleh karena itu, selalu pastikan:

• Setiap kegiatan dicatat

• Ada tanda tangan, absensi, atau bukti visual

• Laporan atau ringkasan kegiatan dibuat maksimal 1 minggu setelah dilakukan

---

4. Bagaimana cara menyusun dokumentasi SMK2 untuk memudahkan audit eksternal?

Berikut beberapa tips terbaik:

• Gunakan folder digital berbasis pilar SMK2 (1 sampai 4)

• Simpan semua dokumen dalam format PDF/Word, dan beri penamaan konsisten

• Sertakan kolom “Status: Sudah / Belum / Perlu Revisi”

• Siapkan satu PIC (person in charge) yang menguasai seluruh isi folder

---

5. Apakah boleh menggunakan SOP atau dokumen dari perusahaan lain sebagai referensi?

✅ Boleh, namun tidak boleh di-copy-paste tanpa modifikasi.
SOP atau dokumen dari pihak lain hanya berfungsi sebagai acuan awal. Anda harus:

• Menyesuaikan dengan kondisi lapangan di perusahaan Anda

• Menambahkan bagian seperti “Peta Lokasi”, “Nama Teknisi”, “Jenis Peralatan”

• Melakukan simulasi atau uji coba SOP tersebut

---

6. Bagaimana jika perusahaan belum memiliki semua dokumen? Apakah bisa tetap diaudit?

Audit tetap bisa dilakukan, tetapi hasilnya kemungkinan akan muncul banyak temuan atau status “Belum Memenuhi”.
Solusinya:

• Lakukan audit internal terlebih dahulu untuk memetakan kekurangan

• Ikuti bimbingan teknis atau pelatihan SMK2

• Gunakan checklist ini sebagai panduan penyusunan bertahap

---

7. Apakah audit SMK2 bisa digabung dengan SMK3 atau ISO 45001?

Ya, banyak perusahaan mengintegrasikan SMK2 dengan sistem manajemen lain seperti:

• SMK3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja)

• ISO 45001 (Occupational Health and Safety)

• ISO 9001 (Manajemen Mutu)

Namun perlu diperhatikan bahwa:

• Tetap ada dokumen spesifik yang hanya dimiliki oleh SMK2

• Regulasi seperti Permen ESDM No. 10 Tahun 2021 dan pelaporan SIMATRIK adalah khusus untuk SMK2

---

8. Berapa lama waktu ideal mempersiapkan dokumen sebelum audit eksternal?

Idealnya:

• Audit internal dilakukan minimal 2 bulan sebelumnya

• Dokumen dikumpulkan dan dikoreksi 1 bulan sebelum hari-H audit

• Simulasi wawancara atau presentasi kepada tim audit dilakukan 1 minggu sebelumnya

Jika waktu persiapan terlalu mepet, sangat disarankan menggunakan pendampingan dari konsultan atau lembaga profesional seperti Dantara Mandiri.

---

9. Apakah ada penalti jika audit SMK2 dinyatakan gagal?

Tidak secara langsung. Namun, dampaknya bisa berupa:

• Tidak bisa melanjutkan sertifikasi

• Tidak dapat melaporkan ke SIMATRIK

• Mendapat catatan temuan dari ESDM

• Risiko operasional meningkat karena tidak ada sistem mitigasi bahaya yang berjalan

---

10. Di mana saya bisa mendapatkan bantuan profesional untuk persiapan audit dan penyusunan dokumen SMK2?

Anda dapat mengikuti program Bimbingan Teknis & Sertifikasi SMK2 yang diselenggarakan oleh Dantara Mandiri, yang telah berpengalaman mendampingi berbagai sektor industri pembangkitan, transmisi, distribusi, hingga pemanfaat listrik tegangan menengah.

🔗 Artikel Terkait:

• Apa yang Dinilai dalam Audit SMK2? Ini Kriteria & Tipsnya

• Studi Kasus: Kenapa Banyak Perusahaan Gagal di Audit SMK2?

• Audit Internal vs Audit Eksternal SMK2: Apa Perbedaannya?